Network
Di bawah ini adalah beberapa aspek dan konsep penting dari manajemen arsip sebagai berikut ini:
1. Identifikasi dan Klasifikasi: Pada tahap awal identifikasi dan klasifikasi arsip, dokumen dikenali dan dikategorikan berdasarkan jenis, nilai, dan karakteristik tertentu.
2. Pencatatan Dokumen: Penting untuk mencatat dokumen dan arsip secara akurat, termasuk membuat metadata seperti tanggal pembuatan dan informasi pembuatnya, untuk mendukung identifikasi dan pencarian.
3. Pengindeksan: Pengindeksan melibatkan penambahan kata kunci atau metadata pada dokumen dengan tujuan untuk memudahkan pencarian dan pengambilan informasi di masa mendatang.
Baca Juga: Cara Cetak Kartu Ujian CPNS Dan PPPK 2023 Jenjang Guru, Kemenkumham, Kejaksaan Agung Hingga KPK
4. Retensi dan Disposisi: Selain itu, kebijakan retensi dan disposisi dibuat untuk menentukan durasi yang tepat untuk penyimpanan dokumen (retensi) dan metode penanganannya setelah periode retensi berlalu (disposisi).
5. Keamanan dan Perlindungan: Menetapkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi dokumen dan catatan, dengan menggunakan kontrol akses, enkripsi, dan langkah-langkah keamanan lainnya yang sesuai dengan tingkat kepentingan dan keamanan informasi.
6. Pemeliharaan: Memastikan kesinambungan dan integritas informasi dari waktu ke waktu melalui pemeliharaan dokumen fisik dan digital.
7. Pengembangan Kebijakan dan Prosedur: Menciptakan kebijakan dan prosedur yang transparan untuk mengatur pengelolaan arsip, dengan panduan untuk mengidentifikasi, mengklasifikasikan, menyimpan, dan menghapus arsip.
